通过excel数据有效性的设定 可避免重复输入

在往Excel中录入数据时，有时会遇到大量的重复数据，比如有这么一个工作表，第一列显示任务名，第二列显示任务执行者，第三列显示执行者的性别，其中任务执行者为固定的几个人交替执行，性别显然不是男就是女，也是重复性的。遇到类似这种情况，就可以通过Excel数据有效性的设定，既可避免重复输入，又能确保不会出错。

软件名称：Excel2003绿色版 EXCEL2003精简绿色版 (附excel2003绿色工具)软件大小：13.3MB更新时间：2012-06-19立即下载

首先将光标移到性别一列的顶部，这时光标变成向下的箭头，此时点击将全选这一整列。

切换到数据选项卡，点击其中的数据验证，从下拉菜单中继续点击数据验证。

在弹出的数据验证对话框中，将验证条件中允许设置为序列，并在来源中直接输入男,女（不含外侧引号，中间以英文逗号隔开）。

现在在输入性别时，不用一个一个手动输入，只需要点击下拉按钮，然后从下拉项中直接选择就可以了。

扩展技巧1：

除了上述直接输入可选项外，还有一种方法，就是在Excel表格的某处先行输入各选项。然后同上操作，全选执行者这一列，并调出数据验证对话框，设置验证条件为序列。在来源一项中，此处不再直接手工输入，而是点击其右侧的彩色按钮，然后选中表格中已经录入好的数据项，这几个数据项的位置将自动显示在数据验证框中，再次点击其右侧的彩色按钮确认，返回到数据验证完整对话框中，点击确定即可。

此时在执行者，不需要一个一个输入执行者姓名，点击下拉按钮然后进行选择就可以啦。

扩展技巧2：

如果强行输入已经设置好的数据验证之外的数值，系统就会弹出警告，指数据验证不匹配，以确保输入的正确。

如果觉得上述提示框中的警告过于生硬，其实你还可以定制自己的提示语。在数据验证对话框中，切换到出错警告，可以选择警告的样式，也可以随意设置警告提示语。

怎么样，这个Excel的数据验证是不是很有用？对了，这一功能在WPS中同样适用，不过在WPS里，它叫作数据有效性。